We zoeken naar ondersteuning om het inschrijfproces van nieuwe leden te digitaliseren
| Doelstelling: | Het huidige papieren inschrijfformulier is foutgevoelig, arbeidsintensief en niet volledig privacyproof. Met dit project willen we:
· Een gebruiksvriendelijk online inschrijfformulier ontwikkelen voor nieuwe leden (adolescenten via ouder/voogd). · Indien mogelijk: directe koppeling realiseren met onze ledenadministratie in Sportlink, zodat nieuwe inschrijvingen automatisch in het systeem verschijnen. · Voldoen aan AVG-eisen via opt-in voor persoonsgegevens en digitale SEPA-mandaatondertekening (of vergelijkbaar). · Het inschrijfproces versnellen en handmatige invoer elimineren. |
| Wanneer is het project een succes?
|
Succescriteria na live-gang:
· Minimaal 90% van de nieuwe inschrijvingen verloopt volledig digitaal. · 0 % invoerfouten in Sportlink m.b.t. nieuwe leden (naam, geboortedatum, lidmaatschapsvorm). · 100 % betrouwbare registratie van SEPA-mandaten via digitale handtekening. · Positieve gebruikersscore ≥ 4/5 in een korte enquête onder nieuwe aanmelders. |
| Omschrijving project en
benodigde expertise: |
We zoeken een IT-specialist met ervaring in:
· Frontend & UX-design: Responsief formulier waarin de gebruiker: o zijn/haar gegevens invult, o kiest uit zaal- en/of beachvolleybal en leeftijdscategorie, o machtiging voor contributie af te schrijven (SEPA Direct Debit*), o opt-in voor privacy- en nieuwsbriefcommunicatie kan bevestigen, o digitale handtekening kan plaatsen voor doorlopende SEPA-machtiging*. · Backend & API-koppeling: o Indien mogelijk**: Integratie met Sportlink, zodat elke nieuwe aanmelding direct in de ledenadministratie binnenkomt. Meer info: . o Beveiligde opslag en overdracht van persoonsgegevens volgens AVG. · Testen en instructies voor bestuursleden en ledenadministrateur.
* We staan open voor eventuele alternatieve oplossingen waarmee leden de vereniging digitaal kunnen machtigen de contributie te innen. De vereniging beschikt over een MOLLIE-account, die hier mogelijk voor ingezet kan worden.
** We hebben geen beeld bij de haalbaarheid van direct integratie met Sportlink. De haalbaarheid hiervan moet worden onderzocht. |
| Periode: | Nader te bepalen. Kan op ieder moment. Bij voorkeur wordt deze actie afgerond in seizoen 2025-2026 |
| Gevraagde financiële bijdrage: | We zoeken één of meerdere IT-specialisten die de werkzaamheden voor ons kunnen uitvoeren. |
| Gevraagd aantal uren expertise: | Totale ontwikkeltijd naar verwachting 30 tot 50 uur? |
| Wat is bijdrage vanuit eigen vereniging aan activiteit (kosten en/of uren) | · Een complete functionele beschrijving van het inschrijfformulier
· Vrijwillige uren van bestuursleden voor feedbackrondes en testen. · Hosting van het online formulier via de bestaande clubwebsite. · Communicatie-uitingen (e-mail, social media) ter aankondiging van het nieuwe proces. |
| Welke resultaten kunnen gemeten worden (en op welk moment) | Succesvolle implementatie van het digitale inschrijfproces. 100% correct verwerking van de formulieren, data en machtigingen. AVG proof. |
